Шаблоны в Gmail: как включить и пользоваться
В Gmail шаблоны по умолчанию выключены — поэтому многие не находят их в меню. Их включают один раз в расширенных настройках, после чего любой текст письма можно сохранить и вставлять в новые письма в два клика, а с фильтром — даже отправлять автоматически. Ниже — пошагово по справке Google, ограничения (только компьютер, удалённый шаблон не вернуть) и 8 заготовок для писем клиентам.
Как включить шаблоны
- Откройте Gmail на компьютере.
- В правом верхнем углу нажмите значок «Настройки» → «Все настройки».
- Вверху страницы откройте вкладку «Расширенные».
- В разделе «Шаблоны» выберите «Включить».
- Внизу страницы нажмите «Сохранить изменения».
Как создать шаблон
- Нажмите «Написать».
- Введите текст шаблона (и тему, если она нужна).
- Внизу окна нажмите «Дополнительно» (три точки) → «Шаблоны».
- Выберите «Сохранить черновик как шаблон» → «Сохранить как новый шаблон», задайте название и сохраните.
Как вставить шаблон в письмо
Попробуйте Моночат бесплатно
Сайт, Telegram, ВКонтакте, MAX, Авито (бета) и почта — в одном окне, ИИ-консультант по вашей базе знаний. Вход через Яндекс или Google, без карты. 14 дней тарифа «Про» в подарок.
- Нажмите «Написать» или откройте ответ на письмо.
- Внизу окна — «Дополнительно» → «Шаблоны».
- Выберите шаблон в списке «Вставить шаблон».
- Поправьте текст под клиента и нажмите «Отправить».
Как изменить или удалить шаблон
| Задача | Что нажать |
|---|---|
| Изменить | Вставьте шаблон, внесите правки → «Дополнительно» → «Шаблоны» → «Сохранить черновик как шаблон» → выберите шаблон в разделе «Перезаписать шаблон» → «Сохранить» |
| Удалить | «Дополнительно» → «Шаблоны» → «Удалить шаблон» → выберите → «Удалить» |
Удалённый шаблон восстановить нельзя — Google отдельно предупреждает об этом. Храните тексты важных шаблонов в документе.
Как отправлять шаблон автоматически
Шаблон можно сделать автоответом на определённые письма — через фильтр:
- В строке поиска нажмите значок «Показать параметры поиска».
- Укажите условия: адрес отправителя, слова в теме или тексте.
- Нажмите «Поиск», чтобы проверить, что под условия попадают нужные письма, и вернитесь к параметрам.
- Нажмите «Создать фильтр», отметьте «Отправить шаблон» и выберите шаблон.
- Снова нажмите «Создать фильтр».
Так, например, на письма со словом «прайс» в теме сразу уходит прайс-лист, а на письма с формы сайта — подтверждение «заявку получили». Если нужен автоответ всем на время отпуска — для этого в Gmail есть отдельный автоответчик (ссылка на инструкцию ниже).
8 шаблонов для писем клиентам
| Название | Текст |
|---|---|
| Заявка получена | Здравствуйте! Получили вашу заявку и ответим до [время]. Если вопрос срочный — позвоните [телефон]. |
| Прайс | Спасибо за запрос! Актуальный прайс — во вложении. Подскажу по любой позиции — просто ответьте на это письмо. |
| Счёт | Добрый день! Направляю счёт №[номер] на [сумма] ₽. Оплата до [дата]. |
| Нужна информация | Чтобы помочь быстрее, пришлите, пожалуйста: номер заказа, фото или скриншот и короткое описание, что произошло. |
| Вопрос передан специалисту | Передал ваш вопрос [специалисту/в отдел]. Ответ придёт до [дата] в эту же цепочку. |
| Возврат | Оформили возврат по заказу №[номер]. Деньги вернутся [способ] в течение [срок]. |
| Запрос отзыва | Спасибо, что выбрали [компания]! Будем благодарны за отзыв: [ссылка]. |
| Вежливый отказ | Спасибо за обращение. К сожалению, [не можем], потому что [причина]. Можем предложить [альтернатива]. |
Ограничения шаблонов Gmail
- Только в версии для компьютера.
- Шаблоны привязаны к одному аккаунту: у коллег свои наборы, и тексты расходятся.
- Нет переменных: имя клиента и номер заказа нужно подставлять руками.
- Фильтр отвечает одним и тем же шаблоном на всё, что подошло под условие, — продумайте условия, чтобы не отвечать на рассылки и уведомления.
Общие шаблоны для команды
Если на письма в Gmail отвечают несколько человек, удобнее подключить ящик к общему окну. В Моночате Gmail подключается по IMAP и SMTP с паролем приложения: письма становятся диалогами рядом с чатом на сайте, Telegram, ВКонтакте, MAX и Авито (бета), а ответ уходит с вашего адреса в ту же цепочку. «Быстрые ответы» там общие для всех сотрудников, вставляются через «/» и сами подставляют {name}, {email}, {operator_name} — то, чего не умеют шаблоны Gmail.
По теме в Моночате
Попробуйте Моночат бесплатно
Сайт, Telegram, ВКонтакте, MAX, Авито (бета) и почта — в одном окне, ИИ-консультант по вашей базе знаний. Вход через Яндекс или Google, без карты. 14 дней тарифа «Про» в подарок.