Шаблон письма в Outlook: как создать и использовать
В Outlook есть три способа хранить повторяющиеся письма, и именно из-за этого инструкции в интернете противоречат друг другу. Новый Outlook и Outlook в интернете предлагают «Шаблоны почты» (письмо целиком) и надстройку «Мои шаблоны» (короткие фрагменты текста), а классический Outlook сохраняет шаблон файлом. Ниже — пошагово по справке Microsoft для каждой версии, как отправить письмо из шаблона, почему изменения не сохраняются в шаблон и 8 текстов для писем клиентам.
Какой способ выбрать
| «Шаблоны почты» | Надстройка «Мои шаблоны» | Файл шаблона (классический Outlook) | |
|---|---|---|---|
| Что сохраняет | Письмо целиком: получатели, тема, текст, форматирование, вложения | Короткий текст для вставки в письмо | Письмо целиком |
| Форматирование | Полное, с картинками и таблицами | Простой текст с базовыми стилями | Полное |
| Где хранится | В учётной записи, из которой писали | В основном почтовом ящике — доступны в браузере, Windows и Mac | На компьютере, в папке шаблонов |
| Для чего | Регулярные одинаковые письма: отчёт, объявление, счёт | Стандартные ответы и фразы | Если работаете только в классическом Outlook |
Важно: по справке Microsoft для «Шаблонов почты» и «Моих шаблонов» нужна соответствующая подписка Microsoft 365.
Новый Outlook и Outlook в интернете: «Шаблоны почты»
- На ленте «Главная» выберите «Создать» → «Сообщение».
- Напишите письмо, которое хотите сохранить: тему, текст, при необходимости получателей и вложения.
- На ленте «Сообщение» выберите «Шаблоны почты» → «Сохранить сообщение электронной почты как шаблон».
- Введите имя шаблона и нажмите «Сохранить».
Сохранённые шаблоны видно в «Параметры» → «Почта» → «Шаблоны», они перечислены по учётным записям. Шаблон из нового Outlook доступен и в Outlook в интернете для того же ящика — и наоборот.
Попробуйте Моночат бесплатно
Сайт, Telegram, ВКонтакте, MAX, Авито (бета) и почта — в одном окне, ИИ-консультант по вашей базе знаний. Вход через Яндекс или Google, без карты. 14 дней тарифа «Про» в подарок.
Надстройка «Мои шаблоны» — для коротких ответов
- Создайте новое письмо: «Главная» → «Создать» → «Сообщение».
- На вкладке «Сообщение» выберите «Мои шаблоны» — справа откроется панель.
- Нажмите «+ Шаблон», введите название и текст.
- Нажмите «Сохранить». Чтобы вставить шаблон в письмо, откройте ту же панель и нажмите на нужный.
Классический Outlook: шаблон файлом
- «Главная» → «Создать сообщение» (или Ctrl+Shift+M).
- Напишите текст шаблона.
- В окне письма выберите «Файл» → «Сохранить как».
- В списке «Тип файла» выберите «Шаблон Outlook», введите имя и нажмите «Сохранить».
По умолчанию шаблоны сохраняются в папку C:\Пользователи\имя_пользователя\AppData\Roaming\Microsoft\Шаблоны. Файл живёт на этом компьютере: на другом ПК и в браузере его не будет, если не перенести вручную.
Как отправить письмо из шаблона
| Версия | Что нажать |
|---|---|
| Новый Outlook | «Главная» → «Создать» → «Сообщение из шаблона», выберите шаблон — он откроется черновиком |
| Классический Outlook | «Создать элементы» → «Другие элементы» → «Выбрать форму», в поле «Просмотр» — «Пользовательские шаблоны в файловой системе», выберите файл → «Открыть» |
| Мои шаблоны (любая версия) | В новом письме откройте панель «Мои шаблоны» и нажмите на шаблон — текст вставится в письмо |
Дальше допишите получателей, поправьте тему и текст и нажмите «Отправить». Правки в письме не меняют сам шаблон: если нажать «Сохранить», получится обычный черновик. Чтобы обновить шаблон, сохраните письмо как шаблон заново.
Шаблоны в общем почтовом ящике
Частая боль отделов продаж и поддержки, которые работают из общего ящика вроде sales@ или support@. По справке Microsoft шаблоны «Моих шаблонов», созданные в общем ящике, по умолчанию видны только вам. Общими для всех, у кого есть доступ к ящику, они становятся лишь при определённом способе открытия: в новом Outlook — если общий ящик повышен до полной учётной записи, в Outlook в интернете — если он открыт через «Открыть другой почтовый ящик» в отдельной вкладке. При других способах доступа шаблонов не видно, даже если вы их создали.
8 шаблонов писем клиентам
| Название | Текст |
|---|---|
| Ответ на запрос цены | Здравствуйте, [имя]! Спасибо за запрос. Стоимость [услуги/товара] — [сумма] ₽, в неё входит [что входит]. Коммерческое предложение — во вложении. Готов ответить на вопросы. |
| Счёт | Добрый день! Направляю счёт №[номер] на сумму [сумма] ₽. Оплатить можно до [дата]. После оплаты пришлите, пожалуйста, платёжку — сразу запустим работу. |
| Подтверждение заказа | Заказ №[номер] принят. Состав: [список]. Срок — [дата]. Если что-то нужно изменить — ответьте на это письмо. |
| Нужны данные | Чтобы подготовить [договор/расчёт], пришлите, пожалуйста: 1) [данные], 2) [данные], 3) [данные]. |
| Запрос принят — срок ответа | Получили ваше обращение, номер [номер]. Ответим до [время/дата]. Если появятся подробности — пишите в эту же цепочку. |
| Напоминание об оплате | Напоминаем, что срок оплаты счёта №[номер] — [дата]. Если оплата уже прошла — спасибо, просто проигнорируйте это письмо. |
| Вопрос решён | Рады, что всё получилось! Если понадобится помощь — ответьте на это письмо, мы на связи. |
| Отказ | Спасибо за интерес к [компания]. К сожалению, [не можем взяться / нет в наличии], потому что [причина]. Можем предложить [альтернатива]. |
Частые ошибки
- Сохранять в «Шаблоны почты» получателя — и потом случайно отправлять письмо не тому клиенту.
- Править шаблон в письме и ждать, что изменения сохранятся.
- Хранить шаблоны файлом на одном компьютере — коллеги их не видят.
- Отправлять с невставленными «[имя]» и «[сумма]».
Если письмам клиентов отвечает команда
Шаблоны Outlook привязаны к учётной записи, а в общем ящике видны не всем. В Моночате почта подключается по IMAP и SMTP с паролем приложения (готовые настройки — Gmail, Яндекс Почта, Mail.ru; для остальных — свои серверы; ящик Microsoft 365 подключится, только если сервер разрешает вход по паролю для IMAP/SMTP). Письма становятся диалогами в общем окне вместе с чатом на сайте и мессенджерами, а «Быстрые ответы» с переменными {name} и {operator_name} — общие для всех сотрудников и вставляются через «/».
По теме в Моночате
Попробуйте Моночат бесплатно
Сайт, Telegram, ВКонтакте, MAX, Авито (бета) и почта — в одном окне, ИИ-консультант по вашей базе знаний. Вход через Яндекс или Google, без карты. 14 дней тарифа «Про» в подарок.