Как написать клиенту о задержке заказа

Задержка сама по себе редко убивает отношения с клиентом. Убивает другое: клиент узнаёт о ней сам, в день, когда ждал заказ, и не может добиться ответа. Сообщение о задержке, отправленное первым и с новой датой, превращает проблему в нормальный рабочий момент. Ниже — тексты для доставки, производства и услуг, что в них обязательно и что предложить, если задержка серьёзная.

Попробовать бесплатно

Что должно быть в сообщении о задержке

Четыре обязательных элемента: что задерживается, почему (одной фразой, без оправданий), новая дата или срок, когда будет следующая новость, и что клиент может сделать, если новая дата ему не подходит. Без новой даты сообщение звучит как «когда-нибудь».

Пишите первым и заранее — как только узнали, а не в день доставки. Если точной даты нет, назовите, когда она появится: «завтра до 12:00 напишу точную дату». И сдержите это обещание — второе сорванное обещание хуже первой задержки.

Пошагово

  1. 1
    Найдите задержки до клиента

    Каждое утро проверяйте заказы с риском задержки и пишите таким клиентам первыми, до их вопроса.

  2. 2
    Сохраните тексты как быстрые ответы

    В Моночате шорткаты «задержка», «нетдаты», «компенсация», «отправлен» — сообщение пишется за минуту в том канале, где клиент общался.

  3. 3
    Поставьте напоминание о следующей новости

    Если пообещали «напишу завтра до 12:00» — создайте себе задачу в воронке сделок Моночата, чтобы не пропустить.

  4. 4
    Не дайте вопросам «где заказ?» висеть

    Правило «Нет ответа» уведомит ответственного, если оператор не ответил клиенту за заданное время, а «Ключевое слово» («где заказ», «задерж») поставит тег и приоритет.

  5. 5
    Дайте ИИ сроки, а не обещания

    Типовые сроки доставки и порядок отмены — в базу знаний; статус конкретного заказа ИИ не знает — интеграции со складом в Моночате нет, такие вопросы передаются оператору.

Частые ошибки

• Молчать в надежде, что успеете.

• Сообщать о задержке без новой даты.

• Обвинять службу доставки или поставщика вместо того, чтобы решать.

• Переносить дату несколько раз мелкими шагами вместо одного честного срока с запасом.

Как это упростить в Моночате

Вопросы «где мой заказ?» из сайта, Telegram, ВКонтакте, MAX, почты и Авито (бета) собираются в одном окне; правило «Ключевое слово» помечает их тегом, «Нет ответа» не даёт им повиснуть.

Сообщения о задержке пишет оператор — массовых рассылок в Моночате нет; шаблоны в «Быстрых ответах» экономят время, а история клиента показывает, сколько раз ему уже переносили сроки.

Шаблоны сообщений о задержке

СитуацияТекст сообщения
Задержка доставки на 1–2 дня[Имя], здравствуйте! Ваш заказ [№] задерживается: [служба доставки перенесла отправку]. Новая дата — [дата]. Извините за неудобство. Если вам критично получить раньше, напишите — поищем вариант.
Нет точной даты[Имя], заказ [№] задерживается на складе поставщика. Точную дату я узнаю [когда] и сразу напишу сюда. Если ждать неудобно — можно [заменить товар / отменить с полным возвратом].
Задержка производства / изготовления[Имя], по вашему заказу: [этап] занимает больше времени, чем планировали, из-за [причина]. Готовность переносится на [дата]. Пришлю фото, когда [этап] будет готов.
Задержка работ (ремонт, стройка)[Имя], предупреждаю заранее: [этап] сдвигается на [N] дней — [причина]. Общий срок — [новая дата]. Остальные работы идут по графику: [что сделано].
Задержка ответа или услуги[Имя], ответ по вашему вопросу займёт больше времени — [причина]. Напишу до [дата, время], даже если решение ещё не будет окончательным.
Компенсация за задержкуМы задержали заказ — это наша ошибка. В качестве извинения [доставка бесплатно / скидка [N]% / подарок]. Новая дата — [дата].
Предложить выборМожем сделать так: дождаться [товара] к [дата] или заменить на [аналог], который есть в наличии и отправим сегодня. Как вам удобнее?
Заказ всё-таки отправлен[Имя], хорошая новость: заказ [№] отправлен, трек-номер [номер], ожидаемая дата — [дата]. Спасибо, что дождались!

В квадратных скобках — то, что нужно подставить. Отправляйте с правкой под клиента, а не «как есть».

Если клиент недоволен задержкой

Если клиент…Как ответить
«верните деньги, раз не можете вовремя»Понимаю, оформлю отмену и возврат [сумма] ₽ на карту — деньги поступят в течение [срок]. Если передумаете и захотите дождаться — заказ сохраню до [дата].
«вы уже второй раз переносите»Вы правы, это неприемлемо, извините. Сейчас: [точный статус]. Лично слежу за заказом и напишу [когда]. В качестве компенсации — [что].
узнал о задержке сам и злитсяИзвините, что не предупредили заранее, — это наша ошибка. Заказ [статус], будет [дата]. Дальше буду писать первым.

Полезные ссылки

Ещё по теме

Скрипт администратора салона красоты для чата и мессенджеров
Готовые ответы администратора салона красоты в мессенджерах: цена, запись, перенос, опоздание, «дорого», жалоба на резул…
Скрипты для администратора стоматологии: переписка с пациентами
Шаблоны ответов администратора стоматологии в чате и мессенджерах: цена имплантации, острая боль, страх, рассрочка, пере…
Скрипты для администратора фитнес-клуба в переписке
Шаблоны ответов администратора фитнес-клуба в мессенджерах: цены абонементов, пробная тренировка, заморозка, возврат, ра…
Скрипт администратора автосервиса: ответы клиентам в чате
Шаблоны ответов мастера-приёмщика автосервиса в мессенджерах: цена ремонта, запись, статус машины, свои запчасти, гарант…
Скрипт администратора отеля: шаблоны ответов гостям в чате
Готовые ответы администратора отеля и гостиницы в чате и мессенджерах: свободные номера, цена, ранний заезд, животные, о…
Шаблоны ответов покупателям интернет-магазина
Готовые ответы менеджера интернет-магазина в чате и мессенджерах: наличие, размер, доставка, «где заказ», возврат, брак,…
Скрипт риэлтора для переписки: ответы покупателям и арендаторам
Шаблоны ответов агента по недвижимости в чате и мессенджерах: актуален ли объект, торг, показ, ипотека, комиссия, вопрос…
Скрипт продаж онлайн-школы: переписка с учениками
Шаблоны ответов менеджера онлайн-школы в чате и мессенджерах: программа курса, цена и рассрочка, «подойдёт ли мне», дост…
Скрипт администратора ресторана: ответы гостям в мессенджерах
Шаблоны ответов администратора ресторана и кафе в мессенджерах: бронь стола, меню, банкет, доставка, дети, отзывы и жало…
Скрипт администратора медицинского центра для переписки
Шаблоны ответов администратора медицинского центра в чате и мессенджерах: цена приёма, запись к врачу, анализы, подготов…
Скрипт администратора барбершопа для переписки
Шаблоны ответов администратора барбершопа в мессенджерах: окна к барберу, цена стрижки и бороды, опоздание, отмена, серт…
Скрипты для администратора косметологии: переписка с клиентами
Шаблоны ответов администратора косметологической клиники: цена процедуры, консультация, противопоказания, подготовка, «п…
Шаблоны ответов клиентам психолога в переписке
Шаблоны ответов психолога и центра психологической помощи в мессенджерах: стоимость, формат, «с чем работаете», отмена с…
Скрипт администратора автошколы для переписки с учениками
Шаблоны ответов администратора автошколы: цена обучения на категорию B, сроки, рассрочка, начало группы, медсправка, вож…
Скрипт турагента: ответы клиентам в чате и мессенджерах
Шаблоны ответов менеджера турагентства в мессенджерах: подбор тура, что входит в цену, виза, горящие туры, рассрочка, от…
Шаблоны ответов клиентам доставки еды
Готовые ответы оператора доставки еды в мессенджерах: зона и время доставки, «где заказ», опоздание курьера, не тот зака…
Скрипт администратора детского центра для переписки с родителями
Шаблоны ответов администратора детского центра в мессенджерах: группы по возрасту, цена, пробное занятие, пропуски и пер…
Скрипт администратора ветеринарной клиники для переписки
Шаблоны ответов администратора ветеринарной клиники: цена приёма, вакцинация, стерилизация и подготовка, срочный случай,…
Скрипт администратора языковой школы для чата и мессенджеров
Шаблоны ответов администратора школы английского и других языков: уровень и тест, цена групповых и индивидуальных заняти…
Шаблоны ответов клиентам юридической компании в чате
Шаблоны ответов юридической компании в мессенджерах и чате сайта: стоимость консультации, «выиграю ли я», документы, сро…
Скрипт ответов гостям кофейни в чате и мессенджерах
Шаблоны ответов гостям кофейни в мессенджерах: часы работы, предзаказ к выходу, альтернативное молоко, аллергены, корпор…
Шаблоны ответов клиентам фотографа в переписке
Шаблоны ответов фотографа клиентам в мессенджерах: стоимость съёмки, свободная дата, предоплата, сроки обработки, исходн…
Скрипт ответов клиентам компании по ремонту квартир
Шаблоны ответов клиентам ремонтной компании в мессенджерах: цена за метр, замер, смета, сроки, договор, материалы, задер…
Скрипт администратора ногтевой студии для переписки
Шаблоны ответов администратора маникюрного салона в мессенджерах: цена маникюра с покрытием, окно сегодня, снятие чужой …
Скрипт администратора массажного салона для чата и мессенджеров
Шаблоны ответов клиентам массажного кабинета в мессенджерах: цена и длительность, какой массаж выбрать, противопоказания…
Скрипт ответов клиентам цветочного магазина
Шаблоны ответов флориста клиентам в мессенджерах: букет на бюджет, доставка ко времени и анонимно, фото перед отправкой,…
Скрипт администратора и менеджера автосалона для переписки
Шаблоны ответов менеджера автосалона в мессенджерах: наличие и цена авто, кредит, трейд-ин, тест-драйв, «скиньте последн…
Скрипт ответов клиентам клининговой компании
Шаблоны ответов клиентам клининга в мессенджерах: цена уборки по площади, что входит в генеральную и после ремонта, свои…
Скрипт продаж магазина одежды для переписки с покупателями
Шаблоны ответов покупателям магазина одежды в мессенджерах: наличие размера, подбор по меркам, примерка, доставка, возвр…
Скрипт продаж строительной компании для переписки
Шаблоны ответов строительной компании в мессенджерах: цена дома или бани под ключ, «цена за квадрат», сроки, смета, ипот…
Как ответить клиенту на «дорого» в переписке
Что ответить клиенту, который пишет «дорого», в чате и мессенджере: уточняющие вопросы, ответы через ценность, рассрочку…
Как попросить отзыв у клиента: тексты для мессенджеров
Готовые тексты, чтобы попросить клиента оставить отзыв в мессенджере: после покупки, услуги, доставки, для Яндекс Карт, …
Как напомнить клиенту о себе в переписке
Как напомнить о себе клиенту, который пропал после цены или КП: тексты для мессенджеров на 2-й, 5-й и 14-й день, когда о…
Как напомнить клиенту об оплате: примеры для мессенджеров
Вежливые тексты напоминания об оплате в мессенджере: до срока, в день оплаты, после просрочки, частичная оплата, B2B-счё…
Как напомнить клиенту о записи: тексты для мессенджеров
Тексты напоминания о записи в мессенджере: за день, за 2 часа, с подтверждением «да/нет», перенос, опоздание и неявка. Д…
Как ответить клиенту на благодарность и хороший отзыв
Что ответить клиенту на «спасибо» в чате и на хороший отзыв: тексты без штампов для мессенджеров, Яндекс Карт и 2ГИС, ка…
Скрипт переписки с клиентом: от первого сообщения до заявки
Как построить скрипт переписки с клиентом в мессенджере: приветствие, выявление потребности, предложение, возражения, сл…
Скрипт менеджера по работе с клиентами в переписке
Скрипт менеджера по работе с клиентами для мессенджеров и чата: знакомство с клиентом, статус заказа, продление, допрода…
Клиент говорит «я подумаю»: что ответить
Что ответить на «я подумаю» в чате и мессенджере: как узнать настоящую причину, ответы на «посоветуюсь», «сравню», «не с…
Клиент просит скидку: что ответить в переписке
Что ответить, если клиент просит скидку в чате: вежливый отказ без потери клиента, скидка в обмен на условие, постоянном…
Как ответить на отказ клиента в переписке
Что ответить клиенту, который отказался: «выбрали другого», «дорого», «уже не нужно», отмена заказа или записи. Как узна…
Как извиниться перед клиентом: примеры текстов
Как извиниться перед клиентом в переписке: за ошибку, задержку заказа, долгое ожидание ответа, некачественную работу. Ст…
Как сообщить клиентам о повышении цен
Как сообщить клиентам о повышении цен: примеры сообщений для мессенджеров, постоянным клиентам, мастеру салона, B2B. Ког…
Как вежливо перенести запись клиента
Как вежливо перенести запись клиента: тексты, если заболел мастер, сломалось оборудование, накладка в расписании; что от…
Как вежливо отказать клиенту: примеры текстов
Как вежливо отказать клиенту в переписке: в услуге, которую вы не оказываете, в записи на занятое время, в срочном заказ…
Как отвечать на вопрос «сколько стоит»
Как ответить клиенту на «сколько стоит?» в чате и мессенджерах: когда называть цену сразу, «от» или вилку, как уточнить …
Ответ на жалобу клиента: примеры
Как ответить на жалобу клиента в чате и мессенджере: образец ответа, примеры на жалобу на сотрудника, качество, доставку…
Шаблоны ответов на отзывы покупателей
Шаблоны ответов на отзывы покупателей: на положительные, нейтральные и негативные, о товаре и сервисе, на маркетплейсах …
Как вернуть ушедшего клиента: тексты сообщений
Как вернуть клиента, который ушёл или давно не приходил: тексты сообщений для мессенджеров, скрипт для салона, магазина …
Как ответить на претензию клиента в переписке
Как правильно ответить на претензию клиента в чате и мессенджере: первый ответ, запрос деталей, сроки по закону о защите…
Как отказать клиенту в возврате — вежливо и по закону
Когда продавец вправе отказать в возврате и как написать об этом клиенту: тексты отказа, ссылки на закон, что предложить…
Как попросить предоплату у клиента в переписке
Как написать клиенту о предоплате, чтобы он не ушёл: объяснить зачем, сколько и как вернуть. Тексты для услуг, записи, з…
Как сообщить клиенту о смене менеджера
Как написать клиенту, что у него новый менеджер: сообщение от уходящего и от нового менеджера, B2B и B2C, отпуск и уволь…
Как попросить клиента удалить негативный отзыв — честно
Можно ли просить клиента удалить отзыв и как сделать это честно: сначала решить проблему, потом попросить обновить. Текс…
Как ответить покупателю на Авито: шаблоны
Что отвечать покупателям на Авито: «ещё актуально?», торг, доставка, «пришлите фото», бронь, обмен. Шаблоны для продавцо…
Как предложить клиенту свои услуги в переписке
Как предложить свои услуги клиенту в мессенджере и не выглядеть спамом: повод, польза, один вопрос. Тексты для входящей …
Как общаться с клиентами в переписке: 12 правил
Правила деловой переписки с клиентами в мессенджерах: обращение, длина сообщений, голосовые, смайлы, «ок», время ответа.…
Как написать клиенту после долгого перерыва
Как возобновить общение с клиентом, с которым давно не переписывались: повод, тон, тексты для B2C и B2B, если вы сами пр…
Как сообщить клиентам о переезде
Как красиво сообщить клиентам о переезде салона, офиса или магазина: тексты для мессенджеров, соцсетей и автоответа, что…
Как сообщить клиентам об отпуске
Как предупредить клиентов об отпуске мастера, специалиста или всей компании: тексты для мессенджеров и автоответа, кто з…
Как сообщить клиентам о смене номера телефона
Как предупредить клиентов о новом номере телефона компании или мастера: тексты сообщений, что делать со старым номером и…
 ← Скрипты ответов

Смотрите также

Частые вопросы

Как вежливо сообщить клиенту о задержке заказа?

Написать первым, коротко объяснить причину, назвать новую дату и предложить выбор: дождаться, заменить или отменить с возвратом.

Нужно ли давать компенсацию за задержку?

Если задержка по вашей вине и заметная — да, хотя бы бесплатную доставку или небольшую скидку. Если по объективной причине — достаточно честно предупредить и дать выбор.

Что делать, если точной даты нет?

Назвать, когда она появится, и сдержать это обещание. «Напишу завтра до 12:00» лучше, чем «как только — так сразу».

Где хранить такие шаблоны, чтобы ими пользовалась вся команда?

В Моночате — в «Быстрых ответах» пространства: их видят все операторы и вставляют через «/» в любом канале — чат на сайте, Telegram, ВКонтакте, MAX, почта, Авито (бета). Раздел доступен на всех тарифах, включая бесплатный «Старт».

Все каналы клиентов — в одном окне

Сайт, личная страница-чат, email, Telegram, ВКонтакте и MAX. Бесплатно, без лимита операторов.

Начать бесплатно