Как сообщить клиентам об отпуске

Отпуск мастера или специалиста — нормальная вещь, если клиенты о нём знают заранее. Проблемы начинаются, когда клиент пишет и неделю не получает ответа, а потом узнаёт, что «все в отпуске». Ниже — тексты для разных ситуаций: отпуск одного мастера, всей небольшой компании, самозанятого специалиста, — автоответ на время отпуска и как организовать работу, чтобы заявки не потерялись.

Попробовать бесплатно

Что сообщить клиентам

Даты отпуска, кто заменит (или что заявки принимаются, но ответ будет позже), что будет с записями и заказами на эти даты, и когда вы снова на связи. Если замены нет — честно напишите, когда ответите, и дайте возможность записаться заранее на даты после отпуска.

Предупреждайте клиентов с регулярными визитами за 2–3 недели — у них есть время записаться до отпуска. Остальным достаточно автоответа и короткого поста накануне.

Пошагово

  1. 1
    Напишите регулярным клиентам заранее

    За 2–3 недели — лично, в том канале, где клиент общается. В Моночате их удобно отметить тегом.

  2. 2
    Включите автоответ на даты отпуска

    В Моночате на время отпуска создайте правило «Каждое сообщение» → «Автоответ» с текстом об отпуске (короткий: он уйдёт на каждое входящее) или правило «Новый диалог», если достаточно предупредить новых клиентов. После возвращения выключите правило переключателем — обычное «Нерабочее время» продолжит работать по графику.

  3. 3
    Назначьте замену

    Если есть коллега — правило «Новый диалог» → «Назначить» на него; вся переписка и история клиентов ему видна.

  4. 4
    Обновите базу знаний ИИ

    Даты отпуска и кто заменяет — тогда ИИ-сотрудник ответит на «а можно к [мастер] на следующей неделе?» правильно.

  5. 5
    Вернувшись, ответьте всем по порядку

    Отфильтруйте диалоги без ответа и начните с самых старых.

Частые ошибки

• Уйти в отпуск без автоответа — клиенты думают, что их игнорируют.

• Не назвать дату возвращения.

• Оставить включённым правило об отпуске после возвращения.

• Предупредить только постом, который многие не увидят.

Как это упростить в Моночате

Автоответ об отпуске работает во всех каналах одновременно — сайт, Telegram, ВКонтакте, MAX, почта, Авито (бета); правило включается и выключается одной кнопкой.

Если у вас есть ИИ-сотрудник, он продолжит отвечать на типовые вопросы по базе знаний и во время отпуска; вопросы, которые требуют человека, дождутся вас.

Тексты об отпуске

СитуацияТекст сообщения
Отпуск мастера, клиенту с регулярными визитами[Имя], предупреждаю заранее: с [дата] по [дата] я в отпуске. Если нужно успеть до него — есть окна [варианты]. После отпуска открыта запись с [дата].
Есть замена[Имя], с [дата] по [дата] [мастер] в отпуске. Если не хотите ждать, вас примет [имя коллеги] — [опыт / специализация]. Записать?
Отпуск всей компанииС [дата] по [дата] мы на каникулах. Заказы и сообщения принимаем, ответим и отправим с [дата] — в порядке очереди. Спасибо за понимание!
Самозанятый специалистЗдравствуйте! С [дата] по [дата] я в отпуске и отвечаю редко. Если вопрос срочный — [что делать]. С [дата] отвечу всем по порядку.
Автоответ на время отпускаЗдравствуйте! Сейчас [мастер / команда] в отпуске до [дата]. Ваше сообщение сохранено — ответим [дата] до [время]. Записаться на даты после отпуска можно уже сейчас: [ссылка или «напишите удобный день»].
B2B: отпуск менеджера[Имя], с [дата] по [дата] я в отпуске. Ваши задачи ведёт [имя] — он(а) в курсе и ответит в этом чате. Срочные вопросы — [контакт].
Пост в канале / сообществе[Название] уходит на короткие каникулы: [дата]–[дата]. Записи на даты после отпуска уже открыты — пишите в личные сообщения.
Возвращение[Имя], я снова на работе! Если откладывали запись — есть окна [варианты].

В квадратных скобках — то, что нужно подставить. Отправляйте с правкой под клиента, а не «как есть».

Сложные ситуации

Если клиент…Как ответить
клиенту срочно, а замены нетПонимаю, что ждать неудобно. Вариант: [порекомендовать коллегу / записать на первый день после отпуска / дать инструкцию на время].
«а почему отпуск в сезон?»Без оправданий: «Да, понимаем, что неудобно, — поэтому предупреждаем заранее и держим для вас первые окна после [дата]».
клиент обиделся, что пошёл к другому мастеруНе обижайтесь в ответ: «Хорошо, что вас приняли. Если захотите вернуться — запишу в удобное время».

Полезные ссылки

Ещё по теме

Скрипт администратора салона красоты для чата и мессенджеров
Готовые ответы администратора салона красоты в мессенджерах: цена, запись, перенос, опоздание, «дорого», жалоба на резул…
Скрипты для администратора стоматологии: переписка с пациентами
Шаблоны ответов администратора стоматологии в чате и мессенджерах: цена имплантации, острая боль, страх, рассрочка, пере…
Скрипты для администратора фитнес-клуба в переписке
Шаблоны ответов администратора фитнес-клуба в мессенджерах: цены абонементов, пробная тренировка, заморозка, возврат, ра…
Скрипт администратора автосервиса: ответы клиентам в чате
Шаблоны ответов мастера-приёмщика автосервиса в мессенджерах: цена ремонта, запись, статус машины, свои запчасти, гарант…
Скрипт администратора отеля: шаблоны ответов гостям в чате
Готовые ответы администратора отеля и гостиницы в чате и мессенджерах: свободные номера, цена, ранний заезд, животные, о…
Шаблоны ответов покупателям интернет-магазина
Готовые ответы менеджера интернет-магазина в чате и мессенджерах: наличие, размер, доставка, «где заказ», возврат, брак,…
Скрипт риэлтора для переписки: ответы покупателям и арендаторам
Шаблоны ответов агента по недвижимости в чате и мессенджерах: актуален ли объект, торг, показ, ипотека, комиссия, вопрос…
Скрипт продаж онлайн-школы: переписка с учениками
Шаблоны ответов менеджера онлайн-школы в чате и мессенджерах: программа курса, цена и рассрочка, «подойдёт ли мне», дост…
Скрипт администратора ресторана: ответы гостям в мессенджерах
Шаблоны ответов администратора ресторана и кафе в мессенджерах: бронь стола, меню, банкет, доставка, дети, отзывы и жало…
Скрипт администратора медицинского центра для переписки
Шаблоны ответов администратора медицинского центра в чате и мессенджерах: цена приёма, запись к врачу, анализы, подготов…
Скрипт администратора барбершопа для переписки
Шаблоны ответов администратора барбершопа в мессенджерах: окна к барберу, цена стрижки и бороды, опоздание, отмена, серт…
Скрипты для администратора косметологии: переписка с клиентами
Шаблоны ответов администратора косметологической клиники: цена процедуры, консультация, противопоказания, подготовка, «п…
Шаблоны ответов клиентам психолога в переписке
Шаблоны ответов психолога и центра психологической помощи в мессенджерах: стоимость, формат, «с чем работаете», отмена с…
Скрипт администратора автошколы для переписки с учениками
Шаблоны ответов администратора автошколы: цена обучения на категорию B, сроки, рассрочка, начало группы, медсправка, вож…
Скрипт турагента: ответы клиентам в чате и мессенджерах
Шаблоны ответов менеджера турагентства в мессенджерах: подбор тура, что входит в цену, виза, горящие туры, рассрочка, от…
Шаблоны ответов клиентам доставки еды
Готовые ответы оператора доставки еды в мессенджерах: зона и время доставки, «где заказ», опоздание курьера, не тот зака…
Скрипт администратора детского центра для переписки с родителями
Шаблоны ответов администратора детского центра в мессенджерах: группы по возрасту, цена, пробное занятие, пропуски и пер…
Скрипт администратора ветеринарной клиники для переписки
Шаблоны ответов администратора ветеринарной клиники: цена приёма, вакцинация, стерилизация и подготовка, срочный случай,…
Скрипт администратора языковой школы для чата и мессенджеров
Шаблоны ответов администратора школы английского и других языков: уровень и тест, цена групповых и индивидуальных заняти…
Шаблоны ответов клиентам юридической компании в чате
Шаблоны ответов юридической компании в мессенджерах и чате сайта: стоимость консультации, «выиграю ли я», документы, сро…
Скрипт ответов гостям кофейни в чате и мессенджерах
Шаблоны ответов гостям кофейни в мессенджерах: часы работы, предзаказ к выходу, альтернативное молоко, аллергены, корпор…
Шаблоны ответов клиентам фотографа в переписке
Шаблоны ответов фотографа клиентам в мессенджерах: стоимость съёмки, свободная дата, предоплата, сроки обработки, исходн…
Скрипт ответов клиентам компании по ремонту квартир
Шаблоны ответов клиентам ремонтной компании в мессенджерах: цена за метр, замер, смета, сроки, договор, материалы, задер…
Скрипт администратора ногтевой студии для переписки
Шаблоны ответов администратора маникюрного салона в мессенджерах: цена маникюра с покрытием, окно сегодня, снятие чужой …
Скрипт администратора массажного салона для чата и мессенджеров
Шаблоны ответов клиентам массажного кабинета в мессенджерах: цена и длительность, какой массаж выбрать, противопоказания…
Скрипт ответов клиентам цветочного магазина
Шаблоны ответов флориста клиентам в мессенджерах: букет на бюджет, доставка ко времени и анонимно, фото перед отправкой,…
Скрипт администратора и менеджера автосалона для переписки
Шаблоны ответов менеджера автосалона в мессенджерах: наличие и цена авто, кредит, трейд-ин, тест-драйв, «скиньте последн…
Скрипт ответов клиентам клининговой компании
Шаблоны ответов клиентам клининга в мессенджерах: цена уборки по площади, что входит в генеральную и после ремонта, свои…
Скрипт продаж магазина одежды для переписки с покупателями
Шаблоны ответов покупателям магазина одежды в мессенджерах: наличие размера, подбор по меркам, примерка, доставка, возвр…
Скрипт продаж строительной компании для переписки
Шаблоны ответов строительной компании в мессенджерах: цена дома или бани под ключ, «цена за квадрат», сроки, смета, ипот…
Как ответить клиенту на «дорого» в переписке
Что ответить клиенту, который пишет «дорого», в чате и мессенджере: уточняющие вопросы, ответы через ценность, рассрочку…
Как попросить отзыв у клиента: тексты для мессенджеров
Готовые тексты, чтобы попросить клиента оставить отзыв в мессенджере: после покупки, услуги, доставки, для Яндекс Карт, …
Как напомнить клиенту о себе в переписке
Как напомнить о себе клиенту, который пропал после цены или КП: тексты для мессенджеров на 2-й, 5-й и 14-й день, когда о…
Как напомнить клиенту об оплате: примеры для мессенджеров
Вежливые тексты напоминания об оплате в мессенджере: до срока, в день оплаты, после просрочки, частичная оплата, B2B-счё…
Как напомнить клиенту о записи: тексты для мессенджеров
Тексты напоминания о записи в мессенджере: за день, за 2 часа, с подтверждением «да/нет», перенос, опоздание и неявка. Д…
Как ответить клиенту на благодарность и хороший отзыв
Что ответить клиенту на «спасибо» в чате и на хороший отзыв: тексты без штампов для мессенджеров, Яндекс Карт и 2ГИС, ка…
Скрипт переписки с клиентом: от первого сообщения до заявки
Как построить скрипт переписки с клиентом в мессенджере: приветствие, выявление потребности, предложение, возражения, сл…
Скрипт менеджера по работе с клиентами в переписке
Скрипт менеджера по работе с клиентами для мессенджеров и чата: знакомство с клиентом, статус заказа, продление, допрода…
Клиент говорит «я подумаю»: что ответить
Что ответить на «я подумаю» в чате и мессенджере: как узнать настоящую причину, ответы на «посоветуюсь», «сравню», «не с…
Клиент просит скидку: что ответить в переписке
Что ответить, если клиент просит скидку в чате: вежливый отказ без потери клиента, скидка в обмен на условие, постоянном…
Как ответить на отказ клиента в переписке
Что ответить клиенту, который отказался: «выбрали другого», «дорого», «уже не нужно», отмена заказа или записи. Как узна…
Как извиниться перед клиентом: примеры текстов
Как извиниться перед клиентом в переписке: за ошибку, задержку заказа, долгое ожидание ответа, некачественную работу. Ст…
Как сообщить клиентам о повышении цен
Как сообщить клиентам о повышении цен: примеры сообщений для мессенджеров, постоянным клиентам, мастеру салона, B2B. Ког…
Как вежливо перенести запись клиента
Как вежливо перенести запись клиента: тексты, если заболел мастер, сломалось оборудование, накладка в расписании; что от…
Как вежливо отказать клиенту: примеры текстов
Как вежливо отказать клиенту в переписке: в услуге, которую вы не оказываете, в записи на занятое время, в срочном заказ…
Как отвечать на вопрос «сколько стоит»
Как ответить клиенту на «сколько стоит?» в чате и мессенджерах: когда называть цену сразу, «от» или вилку, как уточнить …
Ответ на жалобу клиента: примеры
Как ответить на жалобу клиента в чате и мессенджере: образец ответа, примеры на жалобу на сотрудника, качество, доставку…
Шаблоны ответов на отзывы покупателей
Шаблоны ответов на отзывы покупателей: на положительные, нейтральные и негативные, о товаре и сервисе, на маркетплейсах …
Как вернуть ушедшего клиента: тексты сообщений
Как вернуть клиента, который ушёл или давно не приходил: тексты сообщений для мессенджеров, скрипт для салона, магазина …
Как ответить на претензию клиента в переписке
Как правильно ответить на претензию клиента в чате и мессенджере: первый ответ, запрос деталей, сроки по закону о защите…
Как отказать клиенту в возврате — вежливо и по закону
Когда продавец вправе отказать в возврате и как написать об этом клиенту: тексты отказа, ссылки на закон, что предложить…
Как написать клиенту о задержке заказа
Как сообщить клиенту о задержке заказа, доставки или работ: тексты для мессенджеров, что обязательно указать, как предло…
Как попросить предоплату у клиента в переписке
Как написать клиенту о предоплате, чтобы он не ушёл: объяснить зачем, сколько и как вернуть. Тексты для услуг, записи, з…
Как сообщить клиенту о смене менеджера
Как написать клиенту, что у него новый менеджер: сообщение от уходящего и от нового менеджера, B2B и B2C, отпуск и уволь…
Как попросить клиента удалить негативный отзыв — честно
Можно ли просить клиента удалить отзыв и как сделать это честно: сначала решить проблему, потом попросить обновить. Текс…
Как ответить покупателю на Авито: шаблоны
Что отвечать покупателям на Авито: «ещё актуально?», торг, доставка, «пришлите фото», бронь, обмен. Шаблоны для продавцо…
Как предложить клиенту свои услуги в переписке
Как предложить свои услуги клиенту в мессенджере и не выглядеть спамом: повод, польза, один вопрос. Тексты для входящей …
Как общаться с клиентами в переписке: 12 правил
Правила деловой переписки с клиентами в мессенджерах: обращение, длина сообщений, голосовые, смайлы, «ок», время ответа.…
Как написать клиенту после долгого перерыва
Как возобновить общение с клиентом, с которым давно не переписывались: повод, тон, тексты для B2C и B2B, если вы сами пр…
Как сообщить клиентам о переезде
Как красиво сообщить клиентам о переезде салона, офиса или магазина: тексты для мессенджеров, соцсетей и автоответа, что…
Как сообщить клиентам о смене номера телефона
Как предупредить клиентов о новом номере телефона компании или мастера: тексты сообщений, что делать со старым номером и…
 ← Скрипты ответов

Смотрите также

Частые вопросы

Как сообщить клиентам об отпуске?

Заранее и лично — клиентам с регулярными визитами, остальным — постом и автоответом. Указать даты, кто заменит, что с записями и когда вы снова на связи.

За сколько предупреждать клиентов об отпуске?

Клиентов с регулярными визитами — за 2–3 недели, чтобы они успели записаться до отпуска. Остальных — за несколько дней.

Что написать в автоответе на время отпуска?

Что вы в отпуске до определённой даты, что сообщение сохранено и когда будет ответ, и как записаться на даты после отпуска.

Где хранить такие шаблоны, чтобы ими пользовалась вся команда?

В Моночате — в «Быстрых ответах» пространства: их видят все операторы и вставляют через «/» в любом канале — чат на сайте, Telegram, ВКонтакте, MAX, почта, Авито (бета). Раздел доступен на всех тарифах, включая бесплатный «Старт».

Все каналы клиентов — в одном окне

Сайт, личная страница-чат, email, Telegram, ВКонтакте и MAX. Бесплатно, без лимита операторов.

Начать бесплатно