Письмо о продлении договора: образцы и порядок оформления

Как продлевают договор

Сначала откройте раздел «Срок действия»: если там есть автопролонгация («договор продлевается на тот же срок, если ни одна сторона не заявила о прекращении за 30 дней»), отдельного письма о продлении может не потребоваться — зато письмо нужно, чтобы от продления отказаться.

Если автопролонгации нет, срок продлевают дополнительным соглашением. Соглашение об изменении договора заключается в той же форме, что и договор (п. 1 ст. 452 ГК РФ): письменный договор — письменное допсоглашение с подписями обеих сторон. Письмо — это предложение продлить и согласование условий, а не замена допсоглашению.

Окончание срока не всегда прекращает обязательства. Если в договоре нет условия, что с окончанием срока прекращаются обязательства, он считается действующим до окончания исполнения обязательств (п. 3 ст. 425 ГК РФ). Например, долг по оплате не исчезает с концом срока.

Для аренды действует особое правило: если арендатор продолжает пользоваться имуществом после окончания срока без возражений арендодателя, договор возобновляется на неопределённый срок (п. 2 ст. 621 ГК РФ). Это стоит учитывать в письмах по аренде.

Пишите заранее: за 30–60 дней до окончания срока или раньше срока уведомления, установленного договором. Так остаётся время согласовать цену и подписать соглашение.

Пошагово

1. 1
   Проверьте условие о сроке

   Есть ли автопролонгация, срок уведомления, нужен ли отказ или допсоглашение.

2. 2
   Решите условия на новый период

   Срок, цена, объём, изменения в оплате — до письма, чтобы не вести торг в несколько кругов.

3. 3
   Отправьте письмо заранее

   За 30–60 дней или раньше срока уведомления по договору, с проектом допсоглашения во вложении.

4. 4
   Подпишите допсоглашение

   В той же форме, что и договор (п. 1 ст. 452 ГК РФ): подписи обеих сторон, по ЭДО или на бумаге.

5. 5
   Поставьте напоминание на следующий срок

   Дата окончания нового срока минус 60 дней — в календарь ответственного.

Частые ошибки

• Продолжать работу после окончания срока без допсоглашения.

• Считать письмо «согласны продлить» заменой допсоглашению к письменному договору.

• Пропустить срок уведомления об отказе от автопролонгации.

• Сообщать о новой цене после продления, а не до.

• Не проверить полномочия подписанта допсоглашения.

Как это упростить в Моночате

Если деловая переписка идёт через общий ящик, подключите его в Моночат каналом «Почта» (IMAP/SMTP): письма контрагентов попадут в общее окно вместе с чатами сайта, Telegram, MAX и ВКонтакте, их можно назначить ответственному, пометить тегом и ответить письмом из той же карточки.

Чтобы срок не потерялся, поставьте задачу на диалог с контрагентом — с датой «за 60 дней до окончания» и ответственным. Образцы писем держите в «Быстрых ответах» команды.

Источники

Гражданский кодекс РФ, часть первая: ст. 425 (действие договора), ст. 452 (порядок изменения и расторжения договора) — КонсультантПлюс, consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5142/.

Гражданский кодекс РФ, часть вторая: ст. 621 (возобновление договора аренды) — КонсультантПлюс, consultant.ru/document/cons_doc_LAW_9027/.

Материал не является юридической консультацией: условия конкретного договора могут отличаться от общих норм.

Образцы писем о продлении договора

В квадратных скобках — то, что нужно подставить. Отправляйте с правкой под клиента, а не «как есть».

Если клиент тянет или возражает

Полезные ссылки

• Как сообщить клиенту о повышении цен
• Уведомление о расторжении договора услуг
• Благодарность за сотрудничество
• Скрипты ответов клиентам по нишам
• Шаблоны автоответов (бесплатно)

Ещё по теме

Смотрите также

• Шаблоны автоответов
• ИИ-сотрудник
• Чат для бизнеса по отраслям
• Блог